賃貸管理の一年は、春夏秋冬にそれぞれの特色があって飽きることがありません。その中で年末の賃貸管理業務についてレポートいたします。
年明けではもう遅い？繁忙期の準備は年末に済ませておく
不動産オーナーにおいて春は新生活などの人々が流動する時期です。そのため現在空室がある場合は新たな入居者を迎える施策を、満室の場合は春先に向けて空室が発生するリスクを管理しなくてはいけません。不動産管理スタッフはこの時期に腕の見せどころと言っても過言ではありません。この時期を逃すと、年間を通して稼働率に影響が出てしまうためです。そのため、管理スタッフは家賃の引き下げ交渉や、より物件の魅力を伝えられるような販促活動を行います。もちろん、オーナーに承諾していただける時もあれば、「このままの条件で頑張ってよ」と励まされる場合がありますが、どちらであれ、提案をするのが私たち管理スタッフの大切な役目です。
３月の退去予定を年内に知るための秘策
3月中の入居を望むお客様が1月から2月にお部屋探しに動くわけですが、その時点で空いているか、空く予定が判明しているお部屋しか紹介することができません。しかし、借主からの退去連絡を待っていたら、3月20日退去の人は1カ月前の2月20日までに連絡すればいい、というのが大方のルールです。それでは募集活動が間に合わず空室リスクが向上してしまう可能性があります。人気物件であればまだしも、駅から距離のある物件や、交通の便の悪い物件であればなおさらでしょう。
そこで3月までに退去する可能性のある借主には、事前に「お尋ね」をします。特に大学4年生や、この時期に更新を迎える単身世帯がターゲットになります。カップルやファミリー世帯であっても、3月頃に更新を迎える借主には、年内の早いうちに「更新のご連絡」をします。この作戦も年末の大切な仕事です。管理スタッフとしてはお部屋が空かないことが一番ですが、退去されるなら一日も早く決めたいので、そのための準備で一番忙しいのが年末というわけです。
年末の賃貸トラブル〝あるある〟とは
冬の気温は日本の北から南で大きく異なりますが、冬になると起こり得る賃貸トラブルがあります。「エアコンが暖かくならない」のもその一つです。原因が故障ならすぐに手配をしますが、エアコンの暖房機能は外気が下がると動きが悪くなるので、時間をおけば徐々に暖かい風が出ることもあります。室外機の表面に霜が付いたり凍結して外気が取り込めないこともありますし、単に「霜取り作業モードになっていた」という原因もありました。まず入居者さんへの初期確認が必要になります。
冬の賃貸物件では「結露」も問題になります。これを放置されるとサッシやパッキンにカビが生えたり、フローリングまでカビが広がってしまいます。入居者さんの健康にも被害が及びますので、「定期的に換気する」「除湿器やサーキュレーターを使う」「中性洗剤を薄めた水で窓を拭く」などの対処策を入居者さんにも協力いただく必要があります。
南の地域ではあまり縁がありませんが、この時期に発生するのが給湯器の凍結トラブルです。凍結なんて「北国だけでは︖」と思いがちですが、寒冷地は寒さ対策がしっかりしているのに対し、まれに温暖地域に急な寒波が到来したときに起こったりするので備えは必要です。原因は、外気が0度を下回ったか、排水管の水流が止まっているか、の2つが大半です。給湯器が北側に設置されている物件や、水流が止まっている空室は凍結の可能性が高まります。給湯器は通電されていれば、ほとんどの機種で凍結防止装置が作動するはずですが、借主は退去時に電力の契約を解除していることが多いので空室は装置が働きません。そこで空いているお部屋では、給湯器本体の水抜き栓を開けて排水管内の水をカラにする「水抜き」という作業を行います。これも年末の管理スタッフの年中行事になります。
最後に、年末年始の入居者さんに向けた連絡事項があります。前述した、結露を防止するための対処策のお願い、火の取り扱いの注意、緊急時の管理会社への連絡方法、一定期間を留守にするときの日程と連絡先の申告のお願い、ゴミ出しの最終日の確認、その他特にお知らせしておくべき事項などです。これらを、物件ごとに用意したそれぞれの方法で告知して2022年を締めくくります。2023年が明けましたら、繁忙期に向けてスタートダッシュできるように準備を万端にしてまいります。本年もありがとうございました。
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